#VisitApp Es una web app, desarrollada principalmente para espacios de coworking que quieran cambiar y hacer más eficiente su proceso de registro de visitantes, brindando una experiencia de visita más rápida y cómoda; así como dando solución a la generación de reportes de las visitas y los visitantes.

Esta aplicación fue desarrollada como parte de la red curricular del Bootcamp Laboratoria 6ta Generación.

##Instalación Los usuarios (Visitantes/Administradores), podrán ingresar a traves de la URL (https://jetzable.github.io/Registro_de_Visitantes/src/)

Podrá ingresar desde un dispositivo móvil o una PC.

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##Preámbulo El registro de visitantes en una empresa en América Latina llega a ser un proceso tedioso y muchas veces de forma manual; lo común es que una persona esté en la recepción tomando nota - a veces con papel y lápiz - de cada visitante. Por razones de seguridad, usualmente piden a cada visitante dejar una identificación, con la cual se puede asegurar que el nombre proporcionado corresponde a la foto de la identificación. Una vez que se corrobora la identidad del visitante, se pide que espere, ya que se tiene que entrar en otro proceso igual de tedioso como lo es “notificar” a la persona visitada sobre la llegada del visitante, que normalmente se lleva a cabo a través de la búsqueda del número de teléfono de la persona visitada y esperar que la persona responda. Si vivimos en la era digital, ¿por qué seguimos registrando visitantes como si fuera 1985? ¿Qué tal si sustituimos a la persona en recepción por una tablet? ¿Qué tal si en lugar de pedir una identificación, tomamos una foto? ¿Qué tal si agilizamos la “notificación” con un simple mensaje de texto?

VisitApp (Solución - Registro de Visitantes) Nuestra propuesta integra los siguientes elementos:

Experiencia de Usuario: Da la oportunidad de un registro previo el cual agilizará el ingreso del visitante, así como la generación de un “gafete” para cada visita. Además notificará a la persona

visitada, instantáneamente, reduciendo los tiempos de espera de los

visitantes en recepción. Se pretende mejorar la experiencia tanto para los visitantes como para los administradores, quienes serán capaces de llevar un mejor control de las visitas.

Desarrollo Tecnológico: Propone una solución al registro de papel y lápiz, agilizando el proceso, además de reducir el uso de recursos naturales. Al hacer uso de la tecnología, como lo es una página web,

se hace de este proceso, un proceso transferible y transparente para

todas las partes.

Caso de Negocio: Existen muchos lugares y estancias corporativas que aún no cuentan con una solución eficiente para el registro de sus visitantes, además, casi no existen soluciones que permitan al

usuario ser parte de este proceso.

Usabilidad: Interfaz intuitiva permitiendo que pueda ser manejada por diferentes perfiles de empleados, desde el guardia recepcionista, ejecutivos, etc.

###Motivaciones Generar un cambio en la experiencia de reconocimiento y registro de visitantes en espacios compartidos (ya sea públicos o privados), desarrollando un proceso más amigable que involucre a las dos partes como participantes dando sentido de seguridad y personalización. Se crea un flujo para ambas partes, tomando en cuenta los siguientes puntos de dolor (para cada caso/usuario):

###Visitante

Proceso tardado. Tiene que confiar en proporcionar su ID. Tiene que esperar demasiado tiempo a que el anfitrión sea notificado. Administrador

Perder las identificaciones que se requieren a la hora de dar acceso a un visitante. Esto es necesario para la confirmación de la identidad de la persona.

Proceso tedioso y tardado al tener que escribir a mano toda la información del visitante.

Tener que notificar al anfitrión toma mucho tiempo.

La gente tiene prisa para encontrarse con su anfitrión y lo culpan de perder el tiempo en el proceso de registro.

No saber si ya llegó un visitante. Conocer los nombres de todos los anfitriones.

###Historias de usuario (Features) Usuario Visitante

El visitante será cualquier persona que esté interesado en ingresar al lugar en cuestión (coworking), que cuente con un motivo y una persona a la que visité.

Yo como visitante quisiera poder ingresar a través de una URL - GitHub Pages

Yo como visitante quisiera poder elegir la opción de “Registro de Visitante”, para ingresar al formulario de registro. - Botón “Registro de Visita” en HTML principal que redirige al formulario.

Yo como usuario quisiera llenar el formulario con mis datos, además de poder elegir el nombre de la persona a la que visitaré. - Formulario con inputs y un menú para elegir nombre de persona visitada.

Yo como usuario quisiera recibir un id para cada registro que realice, mismo que podré entregar a la hora de mi visita para hacer el registro más rápido y eficiente. - Función que retorna el id de documento creado en una base de datos de registros en Firebase.

El administrador será cualquier empleado de seguridad (recepción), o la misma persona visitada que pueda registrar al visitante a través de la aplicación.

Yo como administrador quisiera tener una cuenta que me permitiera ingresar mi nombre de usuario y contraseña para acceder a las funcionalidades de admin.

Yo como administrador quisiera tener la posibilidad de ingresar el id de registro del visitante para que el sistema envíe una notificación a la persona visitada.

Yo como administrador quisiera tener la posibilidad de generar un reporte con la información de los registros que sea necesaria (Por día, Por Mes, por Año, Buscar una persona registrada por nombre, buscar un registro por id).

Yo como administrador quisiera poder generar un gafete de visitante por cada id que se registre.

Yo como administrador quisiera poder cerrar mi sesión.

Benchmark Entre las soluciones existentes para el registro de usuarios, se encontraron dos que brindan funcionalidades específicas para la agilización del registro.

Sintel - Control y Registro de Visitantes Visitor Web.

(https://sintel.com.mx/control-y-registro-de-visitantes/)

Entre las características propuestas se encuentran:

Características Principales

Más Características

Visitor Registration

Las características propuestas se encuentran descritas en el video:

https://envoy.com/visitor-registration/#video

Investigación de Mercado Se realizó una encuesta a diferentes grupos de personas que visitan regularmente espacios donde se requiere registro.

Se descubrió que, aunque el proceso de registro se considera tedioso, también se le considera necesario, pero ninguno lo considera un proceso fácil.

Gráfico de respuestas de formularios. Título de la pregunta: ¿Cuánto tiempo pasas esperando en recepción, cuando visitas a alguien más en alguno de estos lugares?. Número de respuestas: 7 respuestas.

Casi el 50% de los visitantes consideran que esperan bastante tiempo en recepción.

Al preguntar sobre la mejor experiencia como visitante de este tipo de lugares, se recibieron respuestas como las siguientes:

“Cuando reservas con anticipación”

“No me registré, la recepcionista consultó las citas y como ya la

tenia solo me dieron el gafete y me programaron el elevador para subir

al piso que necesitaba, mi gafete ya decía que elevador y todo, muy

rápido.”

Lo cual nos indica que los visitantes quieren ser una parte activa de este proceso, confirmandolo con el resultado de la siguiente pregunta.

Gráfico de respuestas de formularios. Título de la pregunta: Si tuvieras la oportunidad de registrar tu visita a uno de estos lugares (antes de tu llegada), ¿lo harías?. Número de respuestas: 7 respuestas.

Sketch Con el primer bosquejo se pretendió resolver las principales problemáticas relacionadas con los puntos de dolor de los usuarios. Se toma la decisión de crear una sola plataforma para ambos usuarios, con la diferencia de que el administrador contara con credenciales de acceso a diversas funcionalidades. Por el otro lado, el visitante tendrá acceso a un formulario de registro, el cual agilizará el proceso generando un ID que debe mostrar a la hora de hacer Check-in; este proceso agilizara la toma de datos así como la confirmación de identidad del visitante, además de que se notificará instantáneamente al anfitrión.

Aquí el primer Sketch que fue testeado con diferentes usuarios de ambos tipos: Sketch

Visita Incógnito Al ser un modelo de neogcios relativamente nuevo en la CDMX, hay poca o casi nada de información sobre el proceso de registro y visita a un coworking, además de que los administradores de este tipo de lugares se muestran un poco renuentes a revelar su proceso de registro, ya que para ellos significaría una posible ruptura en la seguridad de sus anfitriones y sus visitantes. Por lo cual se decidió realizar una visita incógnito y poder así desmenuzar paso por paso el proceso.

Insights Se determina que el proceso de registro que la mayoría de los coworkings tienen actualmente es un proceso tedioso y tardado. Se genera un sentido de desconfianza por las dos partes, el visitante al tener que proporcionar su id y su información personal, y del administrador (vigilante) al tener que identificar y confirmarque esta persona tiene acceso. El proceso es arcaico al ser un proceso manual. No se tiene un proceso específico de control ni se puede dar información puntual sobre una visita, y si se puede, es un proceso tardado al tener que buscar en las páginas llenas de información.

Visual Design Para determinar el diseño visual, se realizó una investigación presencial en diferentes espacios de coworking. Se determinó que estos espacios tienen un estilo arquitectónico moderno, abierto, jovial, de mucho movimiento, pero nunca perdiendo la profesionalidad. Se determina el color negro (gris oscuro) para dar un toque de profesionalidad y los tonos amarillos representando la jovialidad y movimiento que estos espacios representan.

Prototipo De acuerdo a la investigación previa, se desarrolló un prototipo que fue bosquejado en un prototipo de alta fidelidad, para después probarlo con usuarios reales.

Alta Fidelidad

(https://marvelapp.com/4217e24/screen/46627782)

Testeo con Usuario Se maquetó el prototipo, priorizando las necesidades de los usuarios teniendo como conclusiones los siguientes puntos de mejora:

No se requiere el email del visitante. Se requiere la toma de una foto para un reconocimiento y validación del visitante. Sería ideal contar con registro de hora de entrada y de salida.